Zur Verstärkung unseres dynamischen Teams suchen wir einen: OFFICE MANAGER (ALL GENDERS) | Minijob
WAS AUF DICH ZUKOMMT
- Du bist das erste freundliche Gesicht für Kund:innen, Besucher:innen und Dienstleister:innen unserer Agentur
- Auch telefonisch und per E-Mail bist Du erste:r Ansprechpartner:in für Neukund:innen, Angelegenheiten im Office und Dienstleister:innen (Reinigungsdienst, Handwerker, Hausverwaltung, etc.) und leitest diese bei Bedarf an die Kolleg:innen intern weiter
- Bei externen Terminen verantwortest Du die Vorbereitung unserer Meetingräume, das Parkplatzmanagement und eventuelle Catering Organisation
- Du organisierst die Annahme und den Versand von Post und Paketen sowie die Kommunikation mit Kurierdiensten
- Du hast den vollen Überblick über den Bestand und die Nachbestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büro- und Verpackungsmaterialien und nimmst diese entsprechend entgegen
- Rechnungen bearbeitest Du zuverlässig mit unserem Rechnungstool Flowwer oder leitest diese an die jeweiligen Kolleg:innen digital weiter
- Sollte mal was im Office kaputt sein (Kaffeemaschine, Spülmaschine, Reparaturen in den Räumen, etc.), bist Du hier die erste Ansprechpartner:in und kümmerst Dich um die Kommunikation mit Handwerker:innen
WAS DU MITBRINGST
- Bestenfalls konntest Du erste Erfahrungen als Geschäftsassistenz, im Office Management oder in der Hotellerie sammeln
- Du bist eine stets positive und freundliche Person (all genders) und liebst es Gäst:innen herzlich zu empfangen
- An organisatorischen Aufgaben hast Du Spaß und verantwortest gerne administrative Themen
- Deine Spontanität und Deine lösungsorientierte sowie selbstständige Arbeitsweise zeichnen Dich aus
- Du kommunizierst gerne und kannst Dich auch in Englisch in Wort und Schrift gut verständigen
- Über sehr gute MS-Office Kenntnisse und einen guten Umgang mit dem Google Workspace freuen wir uns
WAS WIR DIR BIETEN
- Spannende Projekte mit attraktiven Kunden im Sportumfeld wie dem DFB, Siemens und SAP
- Schnelle Integration ins Team durch ein intensives Onboarding in den ersten Wochen sowie eine steile Lernkurve
- Zugang zu unserem einzigartigen Netzwerk und gute Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung in unserer Agentur
- Attraktive Benefits wie qualitrain, givve Card, Zuschuss zur Kinderbetreuung und betriebliche Altersvorsorge
- Ein modernes Büro und sehr gute Möglichkeiten zum hybriden Arbeiten